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Top 5 Fehler im Umgang mit Daten

Daten sind das „Um und Auf“ für jedes Unternehmen und stellen eine wichtige Ressource dar. Ob in finanztechnischer Hinsicht, zur Pflege von Kunden- und Interessentendateien, für analytische Zwecke oder für die Verwendung zu Marketingzwecken. Schnell kommt es da im täglichen Umgang zu Fehlern, die mitunter weitreichende und kostenintensive Auswirkungen haben können. Das Gute: Aus Fehlern lernt man. Aber um daraus lernen zu können, muss man sich dieser Fehler erst einmal bewusst werden. HEROLD – Österreichs B2B-Marketingdaten Profi – stellt die 5 größten Fehler im Datenmanagement vor und zeigt, wie man diese vermeiden kann.
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Top 5 Fehler im Umgang mit Daten

Fehler 1: Schlechte Datenqualität durch „husch, husch“ Datenpflege

Keine nachhaltige Datenqualität mit nur flüchtiger Pflege von Daten! Unvollständige oder fehlerhafte Kunden-, Interessenten-, Lieferanten- und Partnerdaten (falsche Adressen, Schreibweisen, Kontaktpersonen etc.), verursachen enormen Mehraufwand. Zeitlich und monetär. Werden Daten nicht laufend aktualisiert, können die genannten Gruppen nicht erreicht werden. Rechnungen werden nicht bezahlt, wichtige Informationen nicht gelesen, gute Angebote nicht wahrgenommen.

Dabei ist ein einheitlicher Standard grundlegend, um stringent arbeiten und Synergien nutzen zu können. Regelmäßige Pflege und Aktualisierung durch den Einsatz der richtigen Tools kann dabei helfen, System in die eigenen Daten zu bringen.

Fazit: Konstante Datenpflege und Aktualisierungen sind essentiell für jede Datenbank. Denn falsche oder veraltete Daten verursachen Mehraufwand und Kosten.

Fehler 2: Keine Kategorisierung der Daten​

Alle in einer Datenbank erfassten Daten sollten kategorisiert werden. Nur so kann eine zielgerichtete und zweckgebundene Kontaktaufnahme erfolgen.

  • Wozu werden die Daten eingesetzt? (Rechnungsversand, Unternehmensmitteilungen, Werbebotschaften etc.)
  • Wer oder was steckt hinter einem Datensatz (Kunde, Interessent, Lieferant, Partner, öffentliche Stellen etc.)?
  • Wie und für welchen Zweck dürfen die Daten – unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Vorgaben (wie z.B. DSGVO, TKG ) – verwendet werden?
  • Wie lange dürfen die Daten gespeichert werden (gesetzliche Speichervorgaben beachten)?

Fazit: Nicht kategorisierte und keinem definierten Zweck zugeordnete Daten sind wertlos. Deshalb – gute CRM-Systeme einbinden und Daten entsprechend kennzeichnen. 

Fehler 3: Datenschutz… ja eh´… ​

Die Missachtung von Datenschutzvorgaben (DSGVO und TKG) kann schwerwiegende Strafen nach sich ziehen. Das muss jedem Unternehmer, jeder Unternehmerin klar sein. Insbesondere bei personenbezogenen Daten ist auf eine datenschutzrechtliche Verarbeitung zu achten und es empfiehlt sich, Löschkonzepte zu erstellen. Dokumente in Papierform sollten zudem immer „geschreddert“, elektronische Datenträger über professionelle Unternehmen entsorgt werden. Es kann so schnell gehen: Eine unbedachte Äußerung während eines Telefonates, eine Anfrage von einer Behörde oder eine Mail ohne authentifizierten Absender – werden z.B. personenbezogene Daten an Unbefugte kommuniziert, handelt es sich um einen Datenschutz-Fehler.

Fazit: Mitarbeiter sollten in Datenschutz-Schulungen dafür sensibilisiert werden, wie sie mit Daten (insbesondere personenbezogenen) umgehen, wann und wie Auskünfte zu erteilen sind, wie Daten gelöscht werden und welche internen Schritte notwendig sind. Und: Generell Kapazitäten für das Thema „Datenschutz“ einplanen!

Fehler 4: Verwendung von alten oder „unsicheren“ Marketingdaten

Die Verwendung von zugekauften Marketingdaten zur Neukundengewinnung ist unumgänglich. Hierbei ist jedoch unbedingt darauf zu achten, dass die Daten von einem „seriösen“ Anbieter bezogen werden. Daten, die aus „unsauberen“ Quellen oder Altbeständen selektiert werden, können Unannehmlichkeiten verursachen (z.B. Datenschutzanfragen oder Meldungen bei der Datenschutzbehörde) und/oder nicht einkalkulierte Kosten generieren (z.B. unzustellbare Mailings in hohen Auflagen).

Fazit: Daten für Marketingzwecke ausschließlich von Anbietern beziehen, die eine klare Policy für den Umgang mit Daten haben (definiert in den jeweiligen AGB und Nutzungsbedingungen). Und lieber ein bisschen mehr bezahlen als dem vermeintlichen Super-Schnäppchen hinterher jagen.

Fehler 5: Keine Ansprechpersonen bei Firmendaten

Ansprechpersonen sind fast genauso wichtig wie aktualisierte Daten. Eine zielgerichtete Kontaktaufnahme spart Zeit und Ressourcen. Ist keine Ansprechperson vorhanden, muss die Rechnung, das Angebot, das Anliegen oder die Werbebotschaft erst mühsam ihren Weg zu dem eigentlich bestimmten Empfänger im Unternehmen finden. Besonders in größeren Betrieben gehen dadurch viele Schriftstücke verloren oder werden letztendlich weggeschmissen. Bei Werbezusendungen erhöht das Adressieren an die richtige Ansprechperson die Verkaufschancen durch unmittelbare Interessensweckung.

Fazit: Bei der Pflege und Aktualisierung der Adressen, die Ansprechpersonen nicht vergessen. Bei Zukauf von Daten für Werbezwecke, Ansprechpersonen mitausgeben lassen (soweit möglich).

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